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Les pièces jointes



Nous avons tous eu à écrire à une administration et avons joint à notre lettre, des documents ou photocopies appelées pièces jointes, parce que jointes à notre courrier.
Dans notre messagerie vie Internet, nous retrouvons cette même possibilité, sous la même appellation.
Voyons et comprenons les différences entre un courrier postal et un courrier électronique (courriel) sur ce ce point précis.

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Comprendre les différences (pièces jointes)

Pièces jointes Courrier classique Courriel
Support Papier Fichier informatique
Nature Document essentiellement
(Pb. de poids et de coût d'envoi)
Toutes natures
(limite de taille selon opérateur)
Nombre maximum non significatif
(limite de poids et de coût)
non siginificatif
(limite de taille totale)
Destinataire(s) UNIQUE
(sinon, photocopies nécessaires (!))
MULTIPLES
(en une seule opération (!))
Délai de livraison Un à... plusieurs jours
(sauf messageries rapides)
Quelques minutes
Envoi Tout ensemble Pièces jointes d'abord,
puis courriel.

La différence la plus importante réside dans ce dernier point, les modalités d'envoi.
Quand notre courrier classique contient l'ensemble de notre envoi (lettre+pièces jointes), le courriel procède différemment, à savoir :

  1. Dans un premier temps, l'expéditeur envoie ses pièces jointes vers le serveur de messagerie de son opérateur Internet (FAI).
    Celles-ci sont donc physiquement copiées depuis son ordinateur vers le serveur et elles acquièrent au passage une adresse spécifique propre. Elles sont donc désormais accessibles par Internet pour qui connaît cette adresse. Un simple lien vers cette adresse de la pièce jointe permettra donc d'y accéder, et de la télécharger.
  2. Dans un deuxième temps, l'expéditeur envoie son courriel, qui contiendra le texte de la lettre, et la ou les adresse(s) de(s) pièce(s) jointe(s) envoyées précédemment.
  3. Les destinataires désignés reçoivent le courriel, lequel contient donc seulement les noms et adresses des pièces jointes.
    Ils auront alors la possibilité de les visualiser, imprimer ou encore de les télécharger sur leur ordinateur si nécessaire (copie depuis le serveur de messagerie vers leur PC).

Pourquoi cette façon de procéder ?

  1. Les courriels, même lorsqu'ils sont accompagnés de beaucoup de pièces jointes, restent d'une taille très modeste et peuvent être rapidement acheminés.
    En effet, ils ne contiennent pas les pièces jointes elles-mêmes, seulement leur adresse.
  2. En cas de destinataires multiples, cette façon de procéder n'est pas pénalisante, bien au contraire, car il n'existe qu'une seule copie des pièces jointes quel que soit le nombre de destinataires.
  3. Les destinataires ont toute latitude pour ne télécharger que les pièces jointes qui les intéressent ou dont ils ont besoin.
  4. Les destinataires peuvent transférer à d'autres correspondants telle ou telle pièce jointe reçue, de la même manière, très rapidement.
  5. Les pièces jointes peuvent ici être de tous types : fichier texte (txt), PDF, RTF, Word (doc,docx)... ou image JPG,PNG,TIFF... ou audio... ou vidéo etc.
    Seule limitation à ne pas oublier : le destinataire doit disposer du logiciel approprié pour pouvoir ouvrir telle ou telle pièce jointe !
  6. La présence éventuelle de virus informatique dans une pièce jointe est contrôlée à plusieurs niveaux :
  • Antivirus de l'expéditeur
  • Antivirus du serveur qui reçoit les pièces jointes
  • Antivirus du destinataire (au passage, celui de son opérateur de messagerie aussi).

Les limites des pièces jointes

  1. La taille globale d'un courriel accompagné de pièces jointes est en général limitée par les opérateurs, de l'ordre de 20Mo.
    En cas de fichiers nombreux, il faut alors scinder l'envoi en plusieurs courriels successifs.
    En cas d'un seul fichier trop volumineux, il faut renoncer au courriel et procéder autrement (envoi du fichier sur un site spécialisé, lequel enverra à votre/vos destinataire(s) un lien pour accéder à votre fichier).
  2. Les choses évoluent certes, mais sur un plan juridique, une pièce jointe ne peut avoir la même valeur que le même document sous sa forme papier.
    De même, rappelons aussi qu'une confirmation de réception ou de lecture d'un courriel n'a pas du tout la même valeur que le même document sous sa forme papier envoyé en recommandé avec avis de réception.

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