Lorsque l’on envoie un email, il est essentiel de maîtriser les options offertes par notre logiciel de messagerie. Parmi celles-ci, les champs CC (copie carbone) et CCI (copie carbone invisible) sont des fonctionnalités clés à connaître pour optimiser nos communications électroniques.
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Qu’est-ce que le champ CC ?
Le champ CC, qui signifie Copie Carbone, permet d’envoyer une copie d’un email à un ou plusieurs destinataires supplémentaires sans qu’ils soient les principaux destinataires du message. Ainsi, ces personnes peuvent suivre la conversation ou être informées du contenu de l’échange sans être directement concernées.
L’utilisation du champ CC est courante dans les communications professionnelles, notamment pour tenir informés les membres d’une même équipe ou d’autres collaborateurs au sein d’une entreprise. Il est également utilisé pour informer les clients, partenaires ou fournisseurs sur des sujets qui les intéressent indirectement.
Comment utiliser le champ CC ?
Pour ajouter un destinataire en copie carbone, il suffit de saisir son adresse email dans le champ correspondant lors de la rédaction d’un message. Il est possible d’ajouter plusieurs adresses, en les séparant par des virgules.
Il est important de noter que les destinataires en copie carbone apparaissent dans le message, ce qui permet à tous les participants de savoir qui a reçu le mail. Cependant, cette transparence peut parfois poser des problèmes de confidentialité ou entrainer une certaine lourdeur dans les échanges.
Qu’est-ce que le champ CCI ?
Le champ CCI, pour Copie Carbone Invisible, est une option qui permet d’envoyer une copie d’un email à un ou plusieurs destinataires sans que ceux-ci soient visibles par les autres participants. Ainsi, les personnes en CCI reçoivent le message sans que leur présence soit révélée aux autres destinataires.
Le champ CCI est particulièrement utile pour protéger la confidentialité des destinataires, éviter les réponses multiples et préserver un certain niveau de discrétion dans les communications électroniques.
Comment utiliser le champ CCI ?
L’utilisation du champ CCI est similaire à celle du champ CC : il suffit d’ajouter les adresses email des destinataires invisibles dans le champ correspondant lors de la rédaction d’un message. Tout comme pour le champ CC, on peut ajouter plusieurs adresses en les séparant par des virgules.
Cependant, le champ CCI n’est pas toujours visible par défaut dans les logiciels de messagerie. Il peut être nécessaire d’activer cette option dans les paramètres ou les préférences de votre client mail.
Quand utiliser CC et CCI ?
Il est essentiel de choisir judicieusement entre les options CC et CCI selon le contexte et l’objectif de notre communication. Voici quelques conseils pour bien utiliser ces deux champs :
- Utiliser le champ CC pour tenir informées des personnes directement concernées par le sujet du message ou lorsque la transparence est primordiale.
- Utiliser le champ CCI pour préserver la confidentialité des destinataires, éviter les réponses multiples et limiter les risques de « répondre à tous » involontairement.
- Éviter d’envoyer un mail uniquement en CCI, car cela peut donner l’impression aux destinataires qu’ils sont espionnés ou que l’expéditeur cherche à dissimuler quelque chose.
- Ne pas abuser des envois en copie (CC ou CCI), car cela peut alourdir inutilement les boîtes de réception et rendre les communications moins efficaces. Il est préférable de cibler avec précision les destinataires concernés par chaque message.
En maîtrisant ces fonctionnalités, il devient plus facile de gérer nos échanges professionnels et personnels tout en préservant la confidentialité et l’efficacité de nos communications électroniques.
