Partager votre calendrier avec Outlook permet souvent de trouver plus facilement des rendez-vous pour des réunions. Outre le partage par e-mail, vous pouvez également envoyer un extrait du calendrier en pièce jointe d’un e-mail ou publier le calendrier sur Office.com. Pour savoir comment réussir le partage de calendrier, cliquez ici !
De nombreuses personnes traitent leurs e-mails avec Microsoft Outlook. Le programme de messagerie offre de nombreuses fonctions utiles. Avec Outlook, il est notamment possible de partager son calendrier avec d’autres personnes. Cela peut présenter certains avantages et faciliter, par exemple, l’organisation de réunions et de rendez-vous ainsi que la discussion des détails des rendez-vous. En outre, le partage du calendrier permet également de définir des niveaux d’autorisation. Pour que le calendrier Outlook soit partagé, vous devez avoir un compte Microsoft Exchange. Il existe également des alternatives.
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PARTAGER VOTRE CALENDRIER OUTLOOK
Pour pouvoir utiliser la fonction « Partager le calendrier », vous et la deuxième personne devez avoir un compte Microsoft Exchange. Si c’est le cas, vous pouvez cliquer sur « Partager le calendrier » dans la partie supérieure du menu d’Outlook. Une fenêtre s’ouvre alors, dans laquelle se trouve une invitation de partage par e-mail. Vous y saisissez le destinataire, un objet et, en option, un court texte de message.
Outlook peut également envoyer en même temps une demande de partage du calendrier au destinataire. Pour ce faire, vous devez cocher la case correspondante. Vous pouvez maintenant partager le calendrier en cliquant sur « Envoyer ». Vous pouvez partager votre calendrier Outlook avec des personnes de votre organisation ou avec des personnes externes, la première option étant généralement plus simple.
MESSAGES D’ERREUR POSSIBLES LORS DU PARTAGE DE VOTRE CALENDRIER OUTLOOK
Plusieurs problèmes peuvent survenir lors du partage d’un calendrier Outlook. Si le partage du calendrier par défaut ne fonctionne pas, l’Assistant de support et de récupération de Microsoft peut souvent vous aider. Vous y trouverez l’option « Outlook/J’ai des problèmes avec mon calendrier ». Le partage peut également être vérifié sous l’onglet « Fichier » et l’option « Paramètres du compte/Contrôler les droits d’accès par procuration ».
Si le message d’erreur « Ce calendrier ne peut pas être partagé » apparaît, il se peut que l’adresse e-mail à laquelle le calendrier doit être envoyé ne soit pas valide. Dans ce cas, vous devez vérifier l’adresse e-mail du destinataire. Il se peut également que l’adresse électronique appartienne à un utilisateur externe ou fasse partie d’un groupe Microsoft 365. Si le calendrier apparaît deux fois, supprimez le deuxième calendrier en cliquant sur « Supprimer le calendrier ».
PERSONNES AUTORISÉES POUR VOTRE CALENDRIER OUTLOOK
En cliquant avec le bouton droit de la souris sur le bouton « Mon calendrier » dans le volet de navigation, vous pouvez définir des niveaux d’autorisation via « Propriétés ». Sous « Autorisations », vous déterminez les personnes autorisées à partager le calendrier. Vous pouvez ainsi décider si l’autre personne peut uniquement consulter le calendrier ou si elle peut également y apporter des modifications ou supprimer des rendez-vous.
Gérer les autorisations du calendrier Outlook
Vous pouvez attribuer des autorisations de partage à toutes les personnes avec lesquelles vous partagez votre calendrier et vous pouvez contrôler si l’autre personne peut uniquement lire le calendrier ou y apporter des modifications. Sous « Autorisations du calendrier » s’ouvre une boîte de dialogue dans laquelle vous sélectionnez la personne dans l’onglet « Autorisations » et définissez son « niveau d’autorisation ».
OUVRIR LES CALENDRIERS OUTLOOK PARTAGÉS ET AJOUTER UN CALENDRIER DANS VOTRE PROPRE VUE DU CALENDRIER
Si vous avez reçu une invitation à partager un calendrier, vous pouvez l’accepter et obtenir ainsi un aperçu des rendez-vous pour la réunion. Pour accepter l’invitation, ouvrez votre messagerie électronique dans Outlook et cliquez sur le message contenant l’invitation. Cliquez ensuite sur « Accepter » et vous pouvez passer à votre propre calendrier Outlook en cliquant sur l’icône du calendrier.
Vous pouvez maintenant activer le calendrier via « Calendriers partagés » et le calendrier sera affiché en plus de votre propre calendrier. En cliquant sur la flèche à côté du nom du calendrier, vous pouvez consulter les deux calendriers simultanément. Le calendrier partagé peut ainsi également être repris dans votre propre vue du calendrier.
ALTERNATIVES AU PARTAGE DE VOTRE CALENDRIER OUTLOOK
Si vous n’avez pas de compte Microsoft Exchange, vous devez utiliser une autre méthode pour partager votre calendrier. Il existe des alternatives via l’envoi par e-mail en pièce jointe ou via la publication sur Office.com.
Partager le calendrier Outlook par e-mail
Si vous ne disposez pas d’un compte Microsoft Exchange, vous pouvez également envoyer votre calendrier par e-mail. Le destinataire reçoit alors le calendrier en pièce jointe. Il ne s’agit toutefois que d’un instantané. Les modifications ne sont pas mises à jour. Pour envoyer un calendrier Outlook par e-mail, cliquez sur « Envoyer le calendrier par e-mail », puis sur « OK ». Dans la nouvelle fenêtre qui s’ouvre, vous pouvez sélectionner le nom du calendrier et une date, puis confirmer à nouveau en cliquant sur « OK ». Le calendrier est maintenant ajouté à un e-mail en tant que pièce jointe, que vous pouvez ensuite envoyer comme d’habitude.
Publier un calendrier Outlook en ligne
Une deuxième façon de partager un calendrier Outlook sans compte Microsoft Exchange est de le publier sur Office.com, mais cela nécessite une inscription (gratuite). Pour ce faire, cliquez sur « Publier en ligne » dans le groupe « Partager » d’Outlook, puis sur « Publier sur Office.com ». Comme pour l’envoi du calendrier en pièce jointe d’un e-mail, vous pouvez maintenant choisir le calendrier, le nom et la date. Après avoir cliqué sur « OK », vous pouvez définir dans la fenêtre suivante les personnes autorisées à consulter le calendrier. L’invitation de partage est ensuite envoyée par e-mail et les destinataires y sont informés de la publication sur Office.com.
ARRÊTER LE PARTAGE DE VOTRE CALENDRIER OUTLOOK
Le partage du calendrier peut être annulé en cliquant avec le bouton droit de la souris sur le calendrier dans la vue du calendrier. Ici, sélectionnez « Partager », puis « Autorisations du calendrier ». Dans la fenêtre suivante, vous voyez tous les contacts avec lesquels le calendrier est partagé. Sélectionnez maintenant le contact pour lequel vous souhaitez mettre fin au partage et cliquez sur « Supprimer ». Une fois que vous avez fait cela pour tous les contacts pour lesquels vous voulez arrêter le partage, confirmez en cliquant sur « OK ».
